Politique de confidentialité

Ce que Delibra est

Delibra sert à tenir les séances d'un conseil, d'un comité ou d'un conseil d'administration : ordre du jour, présences, propositions, votes, résolutions et procès-verbaux. On s'en sert avec un compte, dans une organisation qui vous a invité.

Cette politique décrit ce que l'application et le service font de vos renseignements. Elle vaut pour l'application mobile comme pour la version utilisée dans un navigateur.

Qui est responsable de vos renseignements

Deux responsabilités coexistent, et les confondre embrouille tout.

Votre organisation décide de ce qui entre dans Delibra : qui siège, ce qu'on inscrit à l'ordre du jour, ce que disent les propositions et les procès-verbaux. Elle en répond, comme elle répond de ses archives papier.

Inter-Système fournit et héberge le service. Nous traitons ces renseignements pour le faire fonctionner, et pour rien d'autre.

Ce que nous recueillons

Pour votre compte : votre adresse courriel, votre prénom et votre nom, et votre mot de passe. Le mot de passe n'est jamais conservé tel quel — nous n'en gardons qu'une empreinte qui ne permet pas de le retrouver.

Pour le service : ce que vous et vos collègues inscrivez — points à l'ordre du jour, textes des propositions, bulletins de vote, suivis, et les documents que vous déposez.

Pour la sécurité : la date de vos connexions, l'adresse IP et le type d'appareil utilisés. Cela sert à détecter les accès anormaux et à répondre à « qui a fait quoi, et quand » — une question qui se pose après une séance contestée, parfois des mois plus tard.

Ce que nous ne recueillons pas

Ni votre position, ni vos contacts, ni votre agenda, ni vos photos, ni les fichiers de votre appareil autres que ceux que vous déposez vous-même.

L'application ne contient aucune publicité, aucun outil de mesure d'audience et aucune trousse de développement d'un tiers qui recueillerait quoi que ce soit. Elle ne demande qu'une seule autorisation : l'accès à Internet.

Ce qui reste sur votre appareil

Un jeton de session, qui vous évite de retaper votre mot de passe à chaque ouverture. Il disparaît quand vous vous déconnectez ou désinstallez l'application.

Les documents que vous téléchargez sont enregistrés là où votre appareil range les fichiers d'une application. Ils vous appartiennent ; nous n'y avons pas accès.

Avec qui nous partageons

Personne. Vos renseignements ne sont ni vendus, ni loués, ni transmis à des fins publicitaires ou d'analyse.

Deux exceptions techniques, sans lesquelles le service ne fonctionnerait pas : un relais de courriel, exploité par Inter-Système, achemine les convocations et les invitations ; et si votre organisation configure une notification vers un autre de ses systèmes, ce système reçoit ce qu'elle lui demande d'envoyer.

Nous transmettons aussi des renseignements lorsque la loi nous y oblige.

Où vos renseignements sont hébergés

Sur des serveurs situés au Québec, au Canada. Les échanges entre l'application et le service sont chiffrés.

Les sauvegardes sont chiffrées et conservées pour permettre de rétablir le service après un incident.

Combien de temps

Tant que votre organisation utilise Delibra. Les procès-verbaux, les résolutions et les votes sont conservés aussi longtemps que votre organisation doit les conserver : ce sont ses archives, et souvent la loi lui impose une durée.

Les événements de sécurité sont conservés le temps nécessaire à leur raison d'être, puis effacés.

Vos droits

Vous pouvez consulter et corriger vos renseignements de compte dans l'application. Vous pouvez fermer votre compte à tout moment — voyez la section suivante.

Pour ce que votre organisation a inscrit à votre sujet dans une séance, c'est à elle qu'il faut vous adresser : c'est elle qui en décide. Écrivez à son greffe ou à sa direction.

Vous pouvez aussi vous adresser à nous, et nous vous aiderons ou vous dirigerons vers la bonne personne.

Fermer votre compte

Dans l'application : le menu de votre compte, puis « Fermer mon compte ». Votre mot de passe vous sera redemandé.

Si vous n'avez plus l'application, écrivez à admin@inter-systeme.ca depuis l'adresse de votre compte. Les détails sont sur la page Fermer un compte Delibra.

Ce qui est effacé : votre adresse courriel, votre mot de passe, vos sessions ouvertes et votre accès à vos organisations. Votre compte ne peut plus servir.

Ce qui reste : votre nom, là où il figure déjà — présences, bulletins de vote, résolutions et procès-verbaux. Ces documents sont des actes : ils ont été adoptés, ils font foi, et un membre qui s'en va n'efface pas rétroactivement son vote d'une séance passée. Ni la loi ni le bon sens ne le permettraient.

Enfants

Delibra s'adresse à des adultes qui siègent ou travaillent dans une organisation. Le service ne vise pas les enfants et ne cherche pas à recueillir sciemment de renseignements les concernant.

Nous joindre

Pour toute question sur cette politique ou sur vos renseignements : admin@inter-systeme.ca.

Modifications

Cette politique peut être mise à jour si les fonctions de Delibra ou les exigences légales changent. La date de mise à jour sera alors modifiée, et un changement important vous sera signalé dans l'application.